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Privacy Policy
Informativa sul trattamento dei dati per i ristoratori e lo staff che utilizzano la piattaforma gestionale Seatify.
Ultimo aggiornamento: 21 Settembre 2026
Stai solo visitando il sito o hai richiesto una demo, senza ancora avere un account?
Privacy Policy del sito pubblico1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati del tuo account è Seatify, contattabile all'indirizzo email privacy@seatify.it. Per i dati dei clienti delle prenotazioni vale quanto indicato al punto 8.
2. Ambito di applicazione
Questa Privacy Policy disciplina il trattamento dei dati per chi ha un account sulla piattaforma gestionale Seatify (app.seatify.it): titolari di ristoranti e membri del loro staff. Seatify è una piattaforma B2B e operiamo in conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR - Reg. UE 2016/679).
Non hai ancora un account?
3. Dati degli utenti della piattaforma
Quando crei un account su Seatify raccogliamo:
- Dati identificativi: nome, email
- Credenziali di accesso: password, memorizzata in forma crittografata (hash bcrypt)
- Dati di utilizzo: data e ora dell'ultimo accesso
- Notifiche push (facoltative): se le attivi, l'identificativo della sottoscrizione push del tuo browser o telefono, usato solo per recapitarti gli avvisi della piattaforma
4. Dati dei clienti del ristorante (prenotazioni)
Chi è responsabile di questi dati
I dati delle prenotazioni, inseriti dallo staff o raccolti tramite le pagine pubbliche e Aria, includono:
- Nome del cliente
- Numero di telefono (opzionale se inserito dallo staff; necessario per promemoria SMS, lista d'attesa e Aria)
- Indirizzo email (se il cliente prenota online o riceve promemoria via email)
- Numero di persone, data e ora della prenotazione, tavolo assegnato
- Note particolari (es. allergie, occasione)
- Stato della prenotazione (confermata, arrivata, cancellata, no-show) e motivo della cancellazione
- Storico delle presenze e delle mancate presenze, da cui la piattaforma calcola un indicatore di rischio no-show mostrato allo staff come semplice segnalazione: nessuna decisione viene presa in automatico sulla base di questo indicatore
5. Prenotazione online, promemoria, lista d'attesa e feedback
Alcune funzioni della piattaforma raccolgono dati direttamente dai clienti del ristorante, tramite pagine pubbliche o messaggi. Anche per questi dati il ristorante è il Titolare e Seatify agisce come Responsabile del trattamento.
- Prenotazione online (pagina pubblica e widget): il cliente inserisce nome, telefono, email, data, ora, numero di persone ed eventuali note. Riceve una conferma via email.
- Promemoria automatici: se il ristorante li ha attivati, prima della prenotazione (il ristorante sceglie quanto prima, da 1 ora a 7 giorni) il cliente riceve un promemoria via email o SMS, all'indirizzo o al numero che ha lasciato, con un link per confermare o disdire. Se disdice prima dell'orario di arrivo, la prenotazione viene cancellata e il tavolo torna disponibile.
- Lista d'attesa: per chi arriva senza prenotazione lo staff registra nome, numero di persone e, se il cliente lo desidera, il numero di telefono per ricevere l'SMS “tavolo pronto”.
- Feedback dopo la visita: se il ristorante attiva la funzione, la mattina dopo il cliente riceve un invito a esprimere un voto da 1 a 5 e, facoltativamente, un commento. Il commento è visibile solo al ristorante.
- Menù digitale con QR: la consultazione del menù pubblico non richiede alcun dato personale; vengono trattati solo i dati tecnici necessari a servire la pagina.
Email e SMS sono inviati per conto del ristorante ed esclusivamente per finalità di servizio legate alla prenotazione: nessun messaggio promozionale. Le pagine pubbliche riportano un'informativa breve; l'informativa completa è questa pagina, salvo che il ristorante ne pubblichi una propria.
6. Aria: chiamate telefoniche, registrazione e trascrizione
Aria è l'assistente vocale automatico che, se il ristorante attiva la funzione, risponde alle chiamate al numero del locale per prendere, modificare o disdire prenotazioni e, quando serve, trasferire la chiamata allo staff o prendere un messaggio.
Trasparenza verso chi chiama
Durante una chiamata gestita da Aria vengono trattati:
- Numero di telefono del chiamante, data, ora e durata della chiamata
- Il contenuto della conversazione, elaborato in tempo reale (trascrizione, modello linguistico, sintesi vocale) per capire la richiesta e rispondere
- La trascrizione della conversazione e l'esito (prenotazione, modifica, disdetta, trasferimento, messaggio)
- La registrazione audio, solo se il ristorante ha attivato la registrazione
- I dati della prenotazione creata o modificata (v. punto 4)
6.1 Registrazione delle chiamate
Il ristorante può scegliere fra due modalità:
- Solo informativa: Aria avvisa che la chiamata è registrata e procede
- Consenso esplicito: Aria chiede a voce il permesso e registra solo se il cliente acconsente; un rifiuto non impedisce di prenotare
6.2 Verifica dell'identità
Aria modifica o cancella una prenotazione solo se il numero chiamante coincide con quello associato alla prenotazione. Non comunica a terzi dati di prenotazioni altrui.
6.3 Fornitori coinvolti
Per rispondere al telefono Aria si avvale di fornitori che agiscono come sub-responsabili: Twilio per la telefonia e la registrazione, Deepgram per la trascrizione in tempo reale, Anthropic per il modello linguistico che conduce la conversazione ed ElevenLabs per la voce. Ciascuno riceve solo i dati necessari al proprio compito, come dettagliato al punto 9. I tempi di conservazione di registrazioni e trascrizioni sono al punto 10.3.
7. Finalità del trattamento e base giuridica
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Fornitura del servizio e accesso alla piattaforma | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) |
| Sicurezza dell'account e prevenzione di accessi non autorizzati | Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) |
| Comunicazioni di servizio (reset password, notifiche importanti, notifiche push se attivate) | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) |
| Gestione delle prenotazioni dei clienti, inclusi prenotazione online, promemoria, lista d'attesa, feedback e chiamate gestite da Aria | Trattamento svolto per conto del ristorante, Titolare, sulla base delle sue istruzioni (art. 28 GDPR); per il ristorante, esecuzione del contratto con il cliente (art. 6.1.b GDPR) |
| Registrazione audio delle chiamate gestite da Aria | Scelta e responsabilità del ristorante; con consenso del chiamante quando è attiva la modalità “consenso esplicito” (art. 6.1.a GDPR) |
8. Seatify come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR)
Per i dati dei clienti delle prenotazioni, Seatify tratta i dati esclusivamente su tua istruzione e per le finalità concordate. In qualità di Responsabile del Trattamento ci impegniamo a:
- Trattare i dati solo per la gestione delle prenotazioni, secondo le tue istruzioni documentate
- Vincolare alla riservatezza tutto il personale autorizzato ad accedervi
- Adottare misure tecniche e organizzative adeguate (v. punto 12)
- Assisterti nell'adempimento dei tuoi obblighi GDPR, con strumenti di export ed eliminazione delle prenotazioni
- Notificarti entro 24 ore dalla scoperta di un'eventuale violazione dei dati (data breach)
- Cancellare o restituire i dati al termine del contratto, salvo obblighi legali di conservazione
Accordo scritto (DPA)
9. Destinatari dei dati (sub-responsabili)
Per fornire il servizio condividiamo i dati con i seguenti fornitori, tutti vincolati da un accordo sul trattamento dei dati:
| Fornitore | Servizio | Ubicazione | Dati che riceve |
|---|---|---|---|
| MongoDB Atlas | Database cloud per l'archiviazione sicura dei dati | Server UE | Tutti i dati archiviati nella piattaforma |
| Vercel Inc. | Hosting e infrastruttura della piattaforma web | Regioni multiple, UE disponibile | Traffico della piattaforma e dati tecnici di connessione |
| Google LLC (Gmail SMTP) | Invio email transazionali (reset password, notifiche, conferme e promemoria di prenotazione) | - | Indirizzo email del destinatario e testo del messaggio |
| Twilio | Invio SMS (promemoria, SMS “tavolo pronto” della lista d'attesa) | UE / USA (SCC) | Solo numero di telefono e testo del messaggio |
| Twilio | Telefonia e registrazione delle chiamate di Aria | UE / USA (SCC) | Numero del chiamante e audio della telefonata |
| Deepgram | Trascrizione vocale in tempo reale delle chiamate di Aria | USA (SCC) | Audio della telefonata. Nessun uso dei dati per addestrare modelli |
| ElevenLabs | Sintesi vocale della voce di Aria | USA (SCC) | Solo il testo pronunciato dall'assistente |
| Anthropic | Modello linguistico che conduce la conversazione di Aria | USA (SCC) | Testo della conversazione. Nessun uso dei dati per addestrare modelli |
Per i fornitori con sede negli Stati Uniti il trasferimento dei dati avviene sulla base delle clausole contrattuali standard (SCC) adottate dalla Commissione europea (art. 46 GDPR). Deepgram e Anthropic non utilizzano i dati ricevuti per addestrare i propri modelli. I fornitori di Twilio, Deepgram, ElevenLabs e Anthropic sono coinvolti solo se il ristorante attiva Aria o i promemoria via SMS.
I DPA dei singoli fornitori sono pubblicati sui rispettivi siti (per MongoDB su mongodb.com/legal/dpa, per Google su cloud.google.com/terms/data-processing-addendum; quello di Vercel è incluso nei termini del piano Pro) e richiamati nel nostro DPA.
10. Periodo di conservazione
10.1 Dati degli utenti della piattaforma
- Account attivo: fino alla chiusura o disattivazione dell'account
- Account disattivato: i dati restano disattivati e non più accessibili; per la cancellazione definitiva scrivi a privacy@seatify.it
- Ultimo accesso: viene registrata solo la data dell'ultimo login, senza storico completo
10.2 Dati delle prenotazioni dei clienti
In conformità al principio di limitazione della conservazione (art. 5.1.e GDPR):
| Periodo | Trattamento |
|---|---|
| 0 - 8 mesi | Conservazione completa (nome, telefono, note) per finalità operative e assistenza clienti |
| Dopo 8 mesi | Anonimizzazione automatica: nome e telefono rimossi, restano solo dati statistici (data, ora, coperti, tavolo) |
| Dopo 2 anni | Cancellazione definitiva e irreversibile dal sistema |
Il processo è automatico e conforme agli artt. 5, 17 e 25 GDPR (limitazione della conservazione, diritto all'oblio, privacy by design). Se hai un obbligo legale di conservare i dati più a lungo, dovrai esportarli prima della scadenza.
10.3 Chiamate di Aria, messaggi e feedback
- Registrazione audio, trascrizione e numero del chiamante: conservati solo per le ultime 20 chiamate del ristorante e comunque per un massimo di 30 giorni, riducibile su richiesta. Scaduto il termine, l'audio viene cancellato e trascrizione e numero azzerati: restano i soli dati non personali della chiamata (durata, esito, costo). Il consenso al riconoscimento del chiamante decade dopo 12 mesi. Le copie di backup si allineano col normale ciclo di rotazione, fino a 30 giorni.
- Log di email e SMS inviati: conservati con la prenotazione a cui si riferiscono e anonimizzati con essa
- Voti e commenti del feedback: conservati come dati statistici del ristorante; il commento segue lo stesso ciclo di anonimizzazione delle prenotazioni
11. I tuoi diritti (artt. 15-22 GDPR)
In qualità di interessato hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento, oltre al diritto di reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
- Per esercitare i tuoi diritti
- privacy@seatify.it
- Tempo di risposta
- Entro 30 giorni dalla richiesta
12. Misure di sicurezza
- Crittografia: password con hash bcrypt, connessioni HTTPS
- Backup: backup automatici giornalieri crittografati
- Controllo accessi: accesso ai dati limitato al personale autorizzato
14. Modifiche e contatti
Potremmo aggiornare questa Privacy Policy periodicamente. In caso di modifiche sostanziali ti informeremo via email.
- Email privacy
- privacy@seatify.it
- Supporto generale
- support@seatify.it
Documento conforme al GDPR (Reg. UE 2016/679) e al D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy italiano). Si applica esclusivamente a app.seatify.it.
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